Rendez-vous et visites
Comment un acheteur demande une visite, comment l'accepter, la refuser ou la reprogrammer, qui y participe, qui est avisé et ce qui arrive en cas d'annulation.
Un rendez-vous peut commencer de quatre façons :
- Un visiteur demande une visite à partir de l'une de vos inscriptions, avec Demander une visite.
- Quelqu'un en fait la demande dans une conversation, avec Demander un rendez-vous.
- Vous le créez dans votre calendrier, avec Créer un rendez-vous.
- Un visiteur prend rendez-vous à partir de votre Page Matchai.
Comment un acheteur demande une visite
Le bouton Demander une visite apparaît sur une inscription une fois que son courtier a activé Autoriser les visites. Consultez votre disponibilité.
Sur l'inscription, choisissez Demander une visite. La fenêtre Planifier une visite s'ouvre.
Si le courtier le demande, répondez à quelques questions rapides, ou laissez un nom et un numéro de cellulaire sous Comment peut-on vous joindre ?. Pour le nom et le numéro, Matchai demande seulement ce qu'il n'a pas déjà.
Choisissez une Durée, s'il y a un choix, puis une journée sous Date préférée et une heure sous Heures disponibles.
Ajoutez des Notes si vous le souhaitez, par exemple ce que vous voulez voir, puis choisissez Envoyer la demande.
Un visiteur qui n'est pas connecté peut d'abord se connecter, ou envoyer la demande sans compte (consultez Sans compte).
La fenêtre indique ensuite ce qui s'est passé :
- Demande de visite envoyée! Le courtier examinera la demande et y répondra. C'est le cas habituel.
- Votre visite est confirmée : les règles du courtier l'ont confirmée immédiatement, et elle figure déjà dans son calendrier.
- Ce n'est pas le bon moment : d'après les réponses, le courtier n'accepte pas de visite pour l'instant. Rien n'a été réservé.
L'acheteur retrouve sa demande sous Calendrier dans son compte, marquée Demandé, et reçoit une notification quand le courtier répond.
Sans compte
Un visiteur peut aussi demander une visite sans créer de compte. Une fois la demande envoyée, Matchai affiche Votre visite est demandée et lui offre d'ajouter son nom et son numéro de cellulaire, confirmé par un code que nous lui envoyons par texto, pour qu'il ait des nouvelles quand le courtier répond. Il peut y revenir plus tard en se connectant avec ce numéro de cellulaire.
Demander un rendez-vous à partir d'une conversation
Dans une conversation, sélectionnez le bouton + à côté de la zone de message (Ajouter une pièce jointe) et choisissez Demander un rendez-vous.
Sous Avec, choisissez la personne que vous voulez rencontrer, s'il y en a plus d'une. Sous À propos d'une inscription, vous pouvez joindre l'une des inscriptions liées à la conversation. Choisissez ensuite une Durée, une Date préférée et une Heure préférée, ajoutez des Notes si vous le souhaitez, puis choisissez Envoyer la demande.
Les heures offertes sont celles de la disponibilité de cette personne. Vous pouvez demander un rendez-vous seulement à un professionnel qui a activé sa disponibilité. Sinon, la fenêtre indique Personne dans cette conversation n'accepte encore de demandes de rendez-vous.
Créer un rendez-vous
Dans votre calendrier, choisissez Créer un rendez-vous. Sur un téléphone, utilisez le bouton + dans la barre du haut.
Choisissez la Date, l'Heure et la Durée. Personnalisé vous permet de taper une durée en minutes.
Sous Objet, choisissez un genre de rendez-vous, comme une visite, une consultation ou une signature de contrat, puis le type exact.
Sous Participants, choisissez qui sera présent. Vous pouvez inviter vos prospects, vos clients et vos collègues. Sous Propriétés, choisissez les inscriptions concernées.
Sous Où, choisissez En personne, Virtuel ou Téléphone. En personne, le rendez-vous a lieu à l'inscription choisie, à moins que vous tapiez une autre adresse. Une fois l'adresse entrée, vous pouvez ajouter une suite, un étage ou une entrée. Virtuel exige un Lien de réunion et Téléphone, un Numéro à appeler.
Ajoutez un Titre si vous en voulez un, ainsi que des Notes. Sans titre, le rendez-vous porte le nom de son type. Choisissez Créer un rendez-vous.
Si l'heure entre en conflit avec un autre rendez-vous, ou avec une période où vous êtes occupé dans Google Calendar, Matchai vous le signale avant de créer le rendez-vous. Choisissez Réserver quand même pour garder l'heure.
Un rendez-vous avec des participants commence à l'état Demandé. Vos participants reçoivent la demande et peuvent l'accepter, la refuser ou proposer une autre heure. Il devient Confirmé une fois accepté. Un rendez-vous sans aucune autre personne est Confirmé immédiatement.
Hôte et participants
Chaque rendez-vous a un hôte et un ou plusieurs participants.
- L'hôte est le professionnel à qui appartient le calendrier du rendez-vous. Pour une visite, c'est le courtier de l'inscription. Quand vous créez un rendez-vous, c'est vous.
- Les participants sont les personnes invitées : l'acheteur qui a demandé la visite, ou les participants que vous avez choisis.
C'est la personne qui reçoit une demande qui y répond. Quand un acheteur demande une visite, vous répondez. Quand vous invitez un client, votre client répond. Chaque partie voit ensuite les actions qui ont du sens pour elle.
Pourquoi ça fonctionne ainsi
L'hôte est maître de son temps : un hôte n'a donc jamais à accepter son propre rendez-vous. Les participants sont les personnes dont la réponse compte : chacun d'eux est donc sollicité. Garder les deux rôles distincts permet aussi aux deux parties de s'écrire, d'annuler ou de proposer une nouvelle heure à partir de leur propre calendrier, tandis que les détails restent entre les mains des professionnels.
Répondre à une demande
Vous pouvez répondre à partir de trois endroits : la rangée de demandes au-dessus de votre calendrier, le détail de la journée ou la notification elle-même. Une notification de demande vérifie votre calendrier pour vous et indique Aucun conflit, ou En conflit avec, suivi du rendez-vous en cause.
- Accepter confirme le rendez-vous. L'autre personne est avisée qu'il est confirmé.
- Reporter ouvre Reprogrammer le rendez-vous. Choisissez une nouvelle Date et une nouvelle Heure, ajoutez une Raison (facultatif), puis choisissez Reporter. L'autre personne peut accepter votre nouvelle heure ou la refuser.
- Refuser décline la demande. Ouvrez la demande, puis maintenez Refuser. L'autre personne est avisée du refus, et l'heure redevient libre.
Message ouvre votre conversation avec l'autre personne, si vous voulez d'abord en discuter.
Modifier un rendez-vous confirmé
Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier pour voir ses actions.
Reprogrammer propose une nouvelle heure. Les deux parties peuvent le faire. Le rendez-vous affiche Report en attente, et l'heure convenue tient jusqu'à ce que l'autre partie choisisse Accepter ou Refuser. D'ici là, la personne qui a fait la proposition peut choisir de nouveau Reprogrammer, ou maintenir Annuler la reprogrammation pour retirer sa proposition. Quand personne d'autre n'a besoin d'accepter, par exemple pour un rendez-vous sans autre participant, le rendez-vous est déplacé immédiatement et Matchai indique Rendez-vous reprogrammé.
Modifier ouvre Modifier le rendez-vous, où vous changez le Titre, le champ Où et les Notes, puis choisissez Enregistrer les modifications. La modification est réservée aux professionnels : un acheteur ou un client qui a un compte ordinaire ne peut pas changer les détails. Pour changer l'heure, utilisez Reprogrammer.
Annuler un rendez-vous
- Une demande que vous avez envoyée : maintenez Annuler la demande. La personne à qui vous l'avez faite est avisée de votre annulation.
- Un rendez-vous confirmé : ouvrez-le et maintenez Annuler. Toute personne qui participe au rendez-vous peut le faire, et toutes les autres en sont avisées.
Un rendez-vous annulé quitte le calendrier de toutes les personnes qui y participaient, et son heure peut être réservée de nouveau. Si vous ajoutez vos rendez-vous à Google Calendar, son événement est aussi retiré de votre agenda Matchai là-bas.
Pourquoi il faut maintenir le bouton
Refuser et annuler avisent l'autre personne immédiatement, et ne peuvent pas être annulés. Maintenir le bouton un instant fait qu'un toucher accidentel n'annule jamais la visite de quelqu'un. Relâchez trop tôt, et rien ne se passe.
Qui est avisé de quoi
Matchai envoie une notification à chaque étape, aux personnes qui doivent agir ou être informées.
| Quand | Qui est avisé | Notification |
|---|---|---|
| Quelqu'un demande une visite ou un rendez-vous | La personne sollicitée | Nouvelle demande de rendez-vous, avec Accepter et Reprogrammer |
| La demande est acceptée | La personne qui a fait la demande | Rendez-vous confirmé |
| La demande est refusée | La personne qui a fait la demande | Rendez-vous refusé |
| La personne qui a fait la demande l'annule | La personne sollicitée | Demande annulée |
| Quelqu'un annule un rendez-vous confirmé | Toutes les autres personnes qui y participent | Rendez-vous annulé |
| Quelqu'un propose une nouvelle heure | L'autre partie | Reprogrammation demandée |
| La nouvelle heure est acceptée ou refusée | La personne qui l'a proposée | Reprogrammation confirmée ou Reprogrammation refusée |
Pour les acheteurs et les clients
Avec un compte ordinaire, vos rendez-vous se trouvent sous Calendrier dans votre compte. Vous y voyez chaque demande et son statut, et sur un rendez-vous confirmé, vous pouvez envoyer un Message au professionnel, le Reprogrammer ou l'Annuler. Les détails du rendez-vous, comme le lieu et les notes, sont définis par le professionnel.
Votre disponibilité
Définissez vos heures et vos exceptions de dates, choisissez quand chaque inscription peut être visitée et voyez comment les visiteurs choisissent une heure.
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Ce que fait l'Assistant Matchai dans votre espace de travail, comment lui parler, ce qu'il coûte et ce qu'il ne fait jamais sans vous demander.