Mémoire de l'assistantBêta fermée
Ce que l'Assistant Matchai retient de votre façon de travailler, ce qu'il ne garde jamais, et comment lire, modifier, annuler ou supprimer sa mémoire.
L'assistant garde en mémoire votre façon de travailler : comment vous aimez joindre vos clients, qui fait partie de votre équipe, les routines que vous suivez, les étapes que vous franchissez à chaque phase d'une transaction. Il lit cette mémoire avant chaque réponse : vous n'avez donc pas à vous répéter.
La mémoire est un ensemble de pages toutes simples. Vous pouvez toutes les lire, les modifier, annuler une modification et les supprimer.
Ce qu'il retient
| Page | Ce qu'elle contient |
|---|---|
profile.md | Qui vous êtes et comment vous travaillez. L'entrevue de configuration la rédige. |
preferences/ | Une ligne par préférence, sur une page par sujet, comme les communications, la prise de rendez-vous, les inscriptions ou les documents. |
business/ | Votre équipe et ce dont chaque personne s'occupe, les outils que vous utilisez en dehors de Matchai, et vos normes de service, comme les délais de réponse et les rappels. |
procedures/ | Les listes de vérification que vous suivez, étape par étape, comme ce que vous faites quand une offre est acceptée. |
Comment une ligne s'y retrouve
- Vous le dites. Dites à l'assistant « retiens que je texte toujours mes clients après 18 h ». Il enregistre une ligne, dans vos mots, mise au propre en une phrase claire, mais jamais élargie. Une carte apparaît dans la conversation avec la ligne, la page, Annuler et Voir.
- L'entrevue de configuration. Tant que votre mémoire n'a pas de profil, une nouvelle conversation vous propose Présentez votre entreprise à votre assistant : cinq questions, environ trois minutes. Choisissez Commencer, ou Plus tard. Si vous l'avez sautée, Terminer la configuration, sur la page de mémoire, vous la propose de nouveau.
- Après vos conversations. Quand une conversation devient silencieuse, et de nouveau pendant la nuit, l'assistant revoit ce que vous avez dit et met de l'ordre dans sa mémoire. Quand il a changé quelque chose, la conversation indique que votre assistant a mis à jour sa mémoire pendant la nuit, avec Voir pour voir ce qui a changé. Tout ce dont il n'est pas sûr va dans vos Suggestions, pour que vous décidiez.
- Vous l'écrivez. Vous pouvez ajouter ou modifier n'importe quelle page vous-même, comme décrit plus bas.
Quand une chose que vous dites contredit une ligne qu'il a déjà, l'assistant vous pose d'abord la question. Si vous confirmez la modification, une carte montre la ligne qui part et celle qui la remplace, et attend votre accord, même si vous l'avez laissé enregistrer de lui-même. L'ancienne ligne reste sur la page, barrée.
Ce qu'il ne garde jamais
- Les faits sur un contact, une inscription ou une transaction. Un numéro de téléphone, une adresse courriel, le budget d'un client, le prix ou l'adresse d'une inscription, l'état d'une transaction. Ces renseignements se trouvent dans le contact, l'inscription et le projet, et l'assistant les relit chaque fois.
- Les secrets. Les mots de passe, les codes, les numéros de carte et les autres identifiants.
- Les instructions sur ses propres règles. Une ligne comme « ne me demande pas avant d'envoyer » est refusée.
- Tout ce qu'il a lu. Un document, un message ou une page Web. La mémoire, c'est ce que vous lui dites, pas ce qu'il a trouvé.
Ces règles s'appliquent aussi aux pages que vous modifiez vous-même. Si un enregistrement est refusé, Matchai vous dit pourquoi, par exemple : « Les détails sur un contact ou une inscription vont sur le contact ou l'inscription. »
Pourquoi ça fonctionne ainsi
Un prix retenu, c'est le prix de la semaine dernière, et personne ne peut voir qu'il est périmé. Les faits sur vos clients et vos inscriptions sont donc toujours lus en direct, là où ils se trouvent. La mémoire est aussi lue avant chaque réponse, ce qui en fait un endroit puissant : c'est pourquoi elle ne contient jamais de secrets, et pourquoi rien de ce qu'elle contient ne peut approuver une action ni dire à l'assistant de ne pas vous demander.
Ouvrir votre mémoire
En haut de l'assistant, ouvrez Paramètres avec l'engrenage, puis choisissez Mémoire.
Choisissez Ouvrir la mémoire. Vous pouvez aussi choisir Voir sur n'importe quelle carte de mémoire dans la conversation.
La page de mémoire comporte un onglet Personnel, un onglet pour chaque équipe dont vous faites partie, un onglet Suggestions et un onglet Activité. Les pages sont énumérées à gauche. Sur un téléphone, choisissez Toutes les pages pour revenir à la liste.
Modifier une page
Ouvrez la page et choisissez Modifier.
Changez le texte, puis choisissez Enregistrer. Annuler laisse la page telle qu'elle était.
Si l'assistant a enregistré quelque chose sur la même page pendant que vous la modifiiez, Matchai vous indique que la page a changé et vous demande de la recharger : vous n'écrasez donc jamais une ligne sans l'avoir vue.
Ajouter une page
Choisissez Nouvelle page.
Choisissez un Dossier, puis tapez un Nom de la page : lettres minuscules, chiffres et tirets. Les espaces deviennent des tirets.
Ajoutez un Titre (facultatif), rédigez le Contenu, puis choisissez Créer la page.
Annuler et historique
- Annuler, sur une carte de mémoire, reprend cet enregistrement-là, et rien de ce qui a été enregistré après lui. Si l'enregistrement remplaçait une ligne, l'ancienne ligne revient. Si la page a changé d'une façon qui ne peut pas être défaite proprement, le bouton Annuler est désactivé et la carte explique pourquoi.
- Historique, sur chaque page, énumère toutes les versions et qui les a écrites : vous, votre assistant, votre assistant pendant la nuit, ou l'entrevue de configuration. Choisissez Restaurer pour ramener une version antérieure.
Lui demander d'oublier
Dites ce qu'il doit oublier, par exemple « oublie que je ne travaille pas le dimanche ». L'assistant vous montre la ligne exacte, ou la page entière, sur une carte et attend. Choisissez Oublier pour confirmer.
Oublier une ligne conserve l'historique de la page. Oublier une page entière supprime la page et son historique.
Choisir s'il demande avant d'enregistrer
Par défaut, l'assistant enregistre une ligne dès que vous exprimez une préférence, et la carte dans la conversation vous en avise, avec Annuler. Pour voir chaque ligne avant qu'elle soit enregistrée :
En haut de l'assistant, ouvrez Paramètres, choisissez Outils, puis Mémoire et compétences.
Ouvrez Retenir quelque chose que vous avez dit et, sous Quand il doit agir, choisissez Me demander chaque fois.
Écrire une page de mémoire, pour une page entière comme une liste de vérification, demande d'abord, à moins que vous choisissiez Le faire et me le dire. Changer d'avis sur une ligne, et oublier, demandent toujours.
Mémoire d'équipe
Chaque équipe dont vous faites partie a son propre onglet, avec des pages que toute l'équipe partage. Seul un propriétaire ou un administrateur de l'équipe peut modifier une page d'équipe. Si vous n'en êtes pas un, Matchai vous le dit quand vous essayez d'enregistrer.
L'assistant n'écrit jamais une page d'équipe. Quand une chose que vous avez dite concerne toute l'équipe, il rédige une suggestion et vous montre d'abord l'équipe, le titre, la page entière et la raison. Choisissez Envoyer la suggestion pour la déposer dans les Suggestions de l'équipe, à votre nom. Un propriétaire ou un administrateur de l'équipe choisit ensuite Accepter ou Rejeter.
Vos suggestions
L'onglet Suggestions contient les pages que l'assistant a proposées sans les écrire : des suggestions pour une équipe, sur lesquelles un propriétaire ou un administrateur de l'équipe tranche, et des lignes dont l'assistant n'était pas assez sûr pour les écrire lui-même, chacune avec sa raison. Rien ne change tant que quelqu'un n'a pas choisi Accepter. Rejeter refuse une suggestion pour qu'elle ne soit plus proposée.
Exporter ou supprimer votre mémoire
- Exporter télécharge toutes les pages que vous pouvez lire, y compris les pages d'équipe, sous forme de fichiers texte dans un fichier zip.
- Supprimer la page, sur une page ouverte, demande Êtes-vous sûr? Choisissez Supprimer pour retirer la page et son historique, ou Garder.
- Tout supprimer retire toutes vos propres pages et leur historique, et rejette les suggestions qui vous attendent. Les pages de vos équipes restent, tout comme vos compétences.
La suppression est irréversible
Une page supprimée, et tout ce que retire Tout supprimer, ne peut pas être récupéré. Exportez d'abord votre mémoire si vous pourriez en avoir besoin plus tard.
Sur la page de mémoire, choisissez Tout supprimer.
Matchai vous demande de confirmer. Choisissez de nouveau Tout supprimer, ou Garder pour tout laisser tel quel.
Quand vous supprimez votre compte Matchai, votre mémoire est supprimée avec lui.
Assistant MatchaiBêta fermée
Ce que fait l'Assistant Matchai dans votre espace de travail, comment lui parler, ce qu'il coûte et ce qu'il ne fait jamais sans vous demander.
CompétencesBêta fermée
Enregistrez sous forme d'étapes une chose que vous faites souvent pour que l'Assistant Matchai la suive, puis lancez-la en tapant une barre oblique et son nom.