Créer un flux de travailBêta fermée
Disposez un flux de travail sur le canevas, reliez ses étapes, essayez-le avec un exemple de courriel, puis activez-le et suivez chaque exécution.
Cette page crée le flux de travail le plus courant : un courriel de prospect arrive, Analyze le lit, et Create HubSpot contact ajoute le prospect dans HubSpot.
Avant de commencer
Connectez les services que votre flux de travail utilisera, dans Paramètres → Connecteurs :
- Gmail ou Outlook (Email), pour le déclencheur de courriel. Vous pouvez tester un flux de travail sans ce service, mais il vous le faut pour activer le flux de travail.
- HubSpot, pour l'étape HubSpot. Connectez-le avant de configurer cette étape, parce que l'étape liste les champs de votre propre compte HubSpot.
Consultez Connecteurs Matchai.
Pourquoi ça fonctionne ainsi
Un flux de travail s'exécute de lui-même, souvent pendant que vous êtes déconnecté. Il ne peut pas vous demander de vous connecter à Gmail ou à HubSpot chaque fois qu'un courriel arrive. Un connecteur est la permission que vous donnez une seule fois, dans les paramètres, et tous les flux de travail l'utilisent. Quand une étape a besoin d'un service que vous n'avez pas connecté, elle affiche un avertissement et un lien pour le connecter.
Créer le flux de travail
Choisissez Flux de travail dans la barre latérale, puis Nouveau flux de travail. Un canevas vide s'ouvre.
Pour lui donner un nom, sélectionnez un espace vide du canevas. Sous Paramètres du flux de travail, à droite, tapez le nom dans Nom du flux de travail.
Vos modifications sont sauvegardées au fur et à mesure. Sauvegarde…, puis Sauvegardé, s'affiche au bas du canevas.
Ajouter le déclencheur
Choisissez Ajouter une étape en haut du canevas. Une nouvelle étape apparaît, et Ajouter une étape s'ouvre à droite.
Choisissez Triggers, puis When email is received.
Sous Email provider, choisissez Gmail ou Outlook.
Limitez-le aux courriels qui vous intéressent. Dans From contains, tapez un expéditeur ou un domaine, comme l'adresse d'où proviennent vos demandes de prospects, et appuyez sur Entrée. Dans Subject contains, tapez un mot de la ligne d'objet et appuyez sur Entrée. Vous pouvez ajouter plusieurs valeurs à chacun.
Si vous laissez les deux filtres vides, le flux de travail s'exécute pour chaque courriel que vous recevez, et l'étape vous en avertit. Pour savoir exactement comment les filtres fonctionnent, consultez Déclencheurs et actions.
Ajouter les actions
Choisissez de nouveau Ajouter une étape, puis Matchai Intelligence et Analyze.
Reliez le déclencheur à cette étape. Faites glisser le petit cercle du côté droit du déclencheur et déposez-le sur l'étape Analyze. Une ligne les relie maintenant.
Choisissez Ajouter une étape, puis CRMs, HubSpot CRM et Create HubSpot contact.
Reliez Analyze à cette étape de la même façon.
Sous Champs à remplir dans HubSpot, touchez chaque champ que vous voulez remplir. Email est toujours inclus, parce que HubSpot s'en sert pour reconnaître le contact.
Pour ajouter un court résumé du prospect au contact dans HubSpot, cochez Joindre une note à la chronologie d'activité du contact.
Changer la disposition
- Insérer une étape entre deux autres. Survolez la ligne qui les relie et choisissez le bouton plus.
- Retirer une connexion. Survolez la ligne et choisissez la corbeille.
- Retirer une étape. Sélectionnez-la, choisissez Supprimer au bas du panneau, puis confirmez avec Supprimer.
- Mettre une étape de côté pour l'instant. Sélectionnez-la et choisissez Activé au bas du panneau, pour que le bouton indique Désactivé. Toutes les étapes qui la suivent doivent aussi être désactivées.
À quoi peut ressembler un flux de travail
- Il a un seul déclencheur, et rien ne se connecte au déclencheur.
- Ses étapes forment une seule ligne. Chaque étape reçoit exactement une étape : celle qui la précède.
Si la disposition enfreint l'une de ces règles, l'exécution s'arrête avant le début de toute étape et vous indique quoi changer.
Le tester
Testez chaque flux de travail avant de l'activer.
Choisissez Tester en haut du canevas. Tester ce flux de travail s'ouvre.
Sous Courriel d'exemple, choisissez l'un des exemples de courriels, ou choisissez Personnalisé pour rédiger vos propres De, Objet et Corps. Un vrai exemple des courriels que vous attendez donne le résultat le plus utile. Matchai garde votre exemple pour le prochain test de ce flux de travail, dans ce navigateur.
Sous Mode d'exécution, choisissez l'une des options :
- Aperçu exécute chaque étape, mais n'envoie rien à HubSpot. Vous voyez le contact qui serait créé. Vous pouvez l'exécuter aussi souvent que vous le voulez.
- En ligne crée réellement le contact dans HubSpot. Il faut que HubSpot soit connecté.
Choisissez Exécuter l'aperçu. Pour un test en direct, choisissez Exécuter le test en direct, lisez le message, puis confirmez avec Exécuter le test en direct.
Pendant le test, une bannière affiche Test d'aperçu en cours ou Test en direct en cours. Choisissez Annuler pour l'arrêter. Sur le canevas, chaque étape affiche ce qu'elle a trouvé à mesure qu'elle se termine.
À la fin du test, la bannière affiche :
- Aperçu réussi, avec le contact HubSpot qui serait créé.
- Test en direct réussi, avec Ouvrir dans HubSpot pour voir le nouveau contact.
- Aperçu échoué ou Test en direct échoué, avec ce qui n'a pas fonctionné et ce qu'il faut changer.
Un test en direct crée un vrai contact
Un test en direct ajoute un vrai contact à votre compte HubSpot. Supprimez-le ensuite dans HubSpot si vous ne voulez pas le garder. Chaque test, en mode Aperçu ou En ligne, utilise de l'Énergie Matchai, parce que les étapes d'IA s'exécutent pour de vrai.
Le bouton Exécuter sert aux flux de travail que vous lancez à la main. Un flux de travail de courriel attend un courriel : Exécuter vous indique donc d'utiliser Tester ou d'activer le flux de travail.
L'activer et le désactiver
Choisissez le bouton d'alimentation en haut du canevas, à côté de Tester. Matchai confirme avec Flux de travail activé, et votre liste de flux de travail l'affiche comme Actif. Dès lors, chaque nouveau courriel dans la boîte de réception connectée lance une exécution.
Pour le désactiver, choisissez de nouveau le bouton d'alimentation. Matchai confirme avec Flux de travail désactivé, et le flux de travail s'affiche comme Brouillon.
Bon à savoir :
- Le connecteur de courriel doit être connecté avant que vous puissiez activer le flux de travail. S'il ne l'est pas, Matchai vous indique lequel connecter.
- Les courriels qui arrivent pendant que le flux de travail est désactivé ne sont pas récupérés plus tard. Une exécution déjà en cours au moment où vous le désactivez se termine quand même.
- Vous pouvez continuer à modifier un flux de travail pendant qu'il est activé. Chaque nouveau courriel exécute la dernière version.
- Après avoir reconnecté Gmail, Outlook ou HubSpot dans Paramètres → Connecteurs, désactivez puis réactivez le flux de travail pour qu'il utilise la nouvelle connexion.
Suivre chaque exécution
Ouvrez l'onglet Exécutions à droite du canevas. Chaque exécution est listée comme Exécution n°1, Exécution n°2 et ainsi de suite, avec son heure de début, sa durée et le nombre d'étapes exécutées. Ouvrez une exécution pour voir chaque étape, ce qu'elle a produit, ou pourquoi elle s'est arrêtée. Vos tests y sont aussi listés.
Chaque nouveau courriel lance une exécution, y compris les courriels qui ne correspondent pas à votre filtre. Ces exécutions s'arrêtent au déclencheur, avec un message indiquant que le courriel ne correspondait pas. C'est normal : c'est le filtre qui fait son travail.
Choisissez Actualiser pour mettre la liste à jour. Tout effacer supprime tout l'historique des exécutions, une fois que vous confirmez.
Supprimer un flux de travail
Dans la page Flux de travail, survolez le flux de travail et choisissez la corbeille, puis Supprimer. Cela supprime le flux de travail et son historique des exécutions, et ne peut pas être annulé.
Flux de travailBêta fermée
Des automatisations qui fonctionnent seules. Un courriel de prospect arrive, Matchai en extrait le prospect et ajoute le contact dans HubSpot.
Déclencheurs et actionsBêta fermée
Le déclencheur et les actions offerts aujourd'hui, ce dont chacun a besoin et ce qu'il utilise, et ce que l'éditeur montre sans que ce soit encore offert.