Partage et liens de dépôt
Qui peut voir vos fichiers Cloud, comment publier un document sur la page d'une inscription et recevoir les fichiers d'un notaire ou d'un client sans compte.
Tout ce qui se trouve dans Matchai Cloud est privé jusqu'à ce que vous en décidiez autrement. Deux questions distinctes déterminent qui voit un fichier :
- Qui a accès à l'emplacement. Une inscription, un contact, une équipe ou un projet compte des personnes qui y travaillent. Elles peuvent voir ses fichiers.
- Jusqu'où va un fichier. Un document peut rester Privé, ou devenir Public sur la page de l'inscription.
Garder ces deux questions séparées vous permet de travailler ouvertement avec votre équipe sur une inscription, tandis qu'un document sensible reste à l'écart de la page de l'inscription.
Qui a accès à un emplacement
Ouvrez l'inscription, le contact, l'équipe ou le projet dans Cloud.
Choisissez Partager. Si vous pouvez seulement consulter cet emplacement, le bouton s'appelle Qui a accès.
La liste montre toutes les personnes qui peuvent voir les fichiers de l'emplacement, et comment elles ont obtenu l'accès : ajouté directement, via l'équipe, via cette conversation ou via un lien de dépôt. À côté de chaque nom figure ce que la personne peut faire :
| Rôle | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Propriétaire | Contrôle total, y compris sur les autres personnes qui ont accès. |
| Peut modifier | Ajouter, étiqueter et retirer des fichiers. |
| Peut consulter | Voir et télécharger tout. |
| Peut seulement ajouter des fichiers | Téléverser, sans rien voir d'autre. C'est ainsi qu'un lien de dépôt apparaît dans la liste. |
Si vous êtes le propriétaire ou un administrateur de l'emplacement, sélectionnez le rôle d'une personne pour passer de Peut modifier à Peut consulter, et inversement. Pour retirer quelqu'un, choisissez Retirer l'accès et maintenez le bouton enfoncé jusqu'à la confirmation. L'accès d'une équipe se gère à partir de l'équipe elle-même, pas à partir de cette liste.
Les personnes obtiennent l'accès par votre espace de travail : en travaillant sur l'inscription, en faisant partie de l'équipe ou du projet, ou en participant à la conversation. Pour donner accès à un collègue, ajoutez-le à cet endroit.
Fichiers privés et publics
Un document est Privé à moins que vous le rendiez public.
- Privé : seuls vous et les personnes qui ont accès à l'emplacement pouvez l'ouvrir.
- Public : le document est affiché sur la page publique de l'inscription, où toute personne qui peut voir l'inscription peut le télécharger.
Les détails d'un fichier indiquent où il en est, sous Qui peut le voir, par exemple Public · sur la page de l'inscription.
Les photos d'une inscription sont toujours publiques : ce sont elles que les acheteurs voient sur la page de l'inscription. Elles se trouvent du côté Public de l'inscription dans Cloud. Les fichiers que vous ajoutez à votre Page Matchai sont publics, eux aussi.
Publier un document sur la page d'une inscription
Ouvrez l'inscription dans Cloud.
Faites glisser le document vers le côté Public de l'inscription, ou choisissez Ajouter des fichiers, puis Public.
Cloud demande Publier ce document sur la page de l'inscription? Cochez les documents que vous voulez rendre publics, puis choisissez Publier, suivi du nombre de documents cochés. Choisissez Les garder privés pour plutôt les classer du côté Privé.
Pour changer un document qui est déjà dans Cloud, ouvrez son menu, choisissez Modifier qui peut le voir, puis Privé ou Public. Seuls le propriétaire de l'inscription ou un administrateur peuvent ajouter des fichiers à une inscription ou les modifier.
Vérifiez avant de publier
Toute personne qui ouvre la page de l'inscription peut télécharger un document public. Les déclarations du vendeur, les comptes de taxes et les pièces d'identité vont généralement dans Privé. Les fichiers Word, Excel et PowerPoint peuvent contenir des commentaires, des suivis de modifications et des feuilles masquées : exportez-les d'abord en PDF si vous n'êtes pas sûr.
Fichiers sur votre Page Matchai
Le compartiment Page Matchai contient les fichiers que les gens peuvent télécharger à partir de votre Page Matchai, comme une brochure ou un plan d'étage. Contrairement au reste de Cloud, ces fichiers sont publics. Retirer un fichier de votre page le retire de la page, et il reste dans votre Cloud.
Donner un fichier à quelqu'un
Choisissez la façon qui correspond à la personne qui en a besoin :
- Une personne avec qui vous travaillez sur la transaction. Classez le document à l'endroit auquel elle a déjà accès. Ajouter à un autre emplacement… le classe dans une deuxième inscription, un deuxième contact, une deuxième équipe ou un deuxième projet sans le déplacer.
- Un client ou un collègue avec qui vous échangez. Envoyez le fichier dans votre conversation avec cette personne. Il apparaît aussi dans Cloud, sous cette conversation.
- Toute autre personne. Utilisez Télécharger et envoyez la copie comme vous le faites d'habitude.
Partager et Copier le lien, sur un fichier, copient l'adresse du fichier dans votre propre Cloud. Utilisez-la pour revenir au fichier plus tard. Elle ne donne accès à personne d'autre, parce que personne d'autre ne peut ouvrir votre Cloud.
Liens de dépôt
Un lien de dépôt permet à quelqu'un de vous envoyer des fichiers sans compte Matchai : un notaire, un inspecteur, un vendeur, un prêteur. La personne ouvre le lien, ajoute ses fichiers et choisit d'envoyer. Les fichiers vont directement à l'endroit que vous avez choisi. Elle ne peut rien voir de ce qui s'y trouve déjà.
Créer un lien de dépôt
Ouvrez l'inscription, le contact, l'équipe ou le projet auquel les fichiers sont destinés, et choisissez Demander des fichiers. Vous pouvez aussi ouvrir Liens de dépôt dans la barre du bas, choisir Créer un lien, puis choisir l'emplacement.
Sous Que demandez-vous, nommez les documents, par exemple « Certificat de localisation et compte de taxes ». La personne voit ce texte sur la page.
Choisissez Créer le lien.
Sous Envoyez-leur ceci, choisissez Copier le lien et collez-le dans votre courriel, votre texto ou votre conversation. Matchai n'envoie pas le lien pour vous.
Vous devez être le propriétaire ou un administrateur d'un emplacement pour créer un lien de dépôt pour celui-ci. Pour un projet, Cloud vous demande à laquelle de ses conversations les fichiers sont destinés.
Où arrivent les fichiers :
- Une inscription : les fichiers vont du côté Privé de l'inscription. Seuls vous et les personnes qui travaillent sur l'inscription pouvez les ouvrir.
- Un contact, une équipe ou un projet : les fichiers vont dans sa conversation, avec un message indiquant qu'ils sont arrivés, pour que toutes les personnes de cette conversation puissent les ouvrir.
Un nouveau lien reste ouvert pendant 7 jours. Pour choisir une autre durée par défaut, ouvrez Paramètres dans Cloud et changez Les liens de dépôt expirent après : 7, 30, 60, 90 ou 180 jours, ou 1 an.
Ce que voit l'autre personne
Le lien ouvre une page simple avec votre nom et ce que vous avez demandé, sous Lien sécurisé et le nombre de jours restants. La personne fait glisser ses fichiers sur la page, ou touche l'écran pour les ajouter sur un téléphone, et choisit le bouton d'envoi, qui indique combien de fichiers partent et à qui, comme Envoyer 2 fichiers à Jane. Chaque fichier peut peser jusqu'à 100 Mo, et tous les types de fichiers sont acceptés.
La page lui indique que seuls vous et votre équipe pouvez voir ce qu'elle envoie. Après l'envoi, elle peut donner son nom, et une adresse courriel si elle le veut, pour que vous sachiez de qui viennent les fichiers. Les deux sont facultatifs.
Si le lien a expiré ou a été révoqué, la page affiche Ce lien n'est plus ouvert et invite la personne à vous en demander un nouveau.
Gérer vos liens de dépôt
Choisissez Liens de dépôt dans la barre du bas de Cloud. Chaque lien indique où ses fichiers arrivent, combien de fichiers sont arrivés et qui les a envoyés, ainsi que son état : Accepte des fichiers, Expiré, Révoqué ou Plein.
- Copier copie de nouveau le lien.
- Expire dans vous permet de choisir une nouvelle date d'expiration; choisissez ensuite Modifier.
- Révoquer ferme le lien immédiatement. Confirmez avec Oui, le révoquer.
Les fichiers déjà arrivés restent où ils sont quand un lien expire ou que vous le révoquez.
Pourquoi les liens de dépôt ne sont jamais indexés
Un lien de dépôt fonctionne comme une clé : toute personne qui le possède peut envoyer des fichiers à votre emplacement jusqu'à ce qu'il expire. La page affiche aussi votre nom et ce que vous avez demandé. Matchai indique donc aux moteurs de recherche et aux assistants IA de ne jamais répertorier les pages de liens de dépôt, et la page ne transmet pas son adresse aux autres sites Web. Un lien expiré, un lien révoqué et un lien qui n'a jamais existé affichent tous la même page : personne ne peut donc deviner son chemin jusqu'à un lien qui fonctionne. Seules les personnes à qui vous avez donné le lien peuvent l'utiliser, et le révoquer le ferme pour tout le monde.
Matchai Cloud
Tous les fichiers de chaque transaction, déjà classés par inscription, contact, équipe et projet. Privés par défaut, à votre propre adresse sur matchai.cloud.
Équipes et projets
Travaillez à plusieurs : une équipe pour vos collègues de tous les jours, un projet pour chaque transaction, avec ses personnes, inscriptions et conversations.