Crea un flujo de trabajoBeta cerrada
Organiza un flujo de trabajo en el lienzo, conecta sus pasos, pruébalo con un correo de ejemplo, y luego enciéndelo y sigue cada ejecución.
Esta página crea el flujo de trabajo más común: llega el correo de un prospecto, Analyze lo lee y Create HubSpot contact agrega el prospecto a HubSpot.
Antes de empezar
Conecta los servicios que usará tu flujo de trabajo, en Configuración → Conectores:
- Gmail u Outlook (Email), para el disparador de correo. Puedes probar un flujo de trabajo sin él, pero lo necesitas para encender el flujo de trabajo.
- HubSpot, para el paso de HubSpot. Conéctalo antes de configurar ese paso, porque el paso muestra los campos de tu propia cuenta de HubSpot.
Consulta conectores de Matchai.
Por qué funciona así
Un flujo de trabajo funciona solo, a menudo cuando no tienes la sesión iniciada. No puede pedirte que inicies sesión en Gmail o en HubSpot cada vez que llega un correo. Un conector es el permiso que das una sola vez, en Configuración, y todos los flujos de trabajo lo usan. Cuando un paso necesita un servicio que no has conectado, el paso muestra una advertencia y un enlace para conectarlo.
Crea el flujo de trabajo
Elige Flujos de trabajo en la barra lateral y luego Nuevo flujo de trabajo. Se abre un lienzo vacío.
Para ponerle nombre, selecciona un espacio vacío del lienzo. En Configuración del flujo de trabajo, a la derecha, escribe el nombre en Nombre del flujo de trabajo.
Tus cambios se guardan a medida que avanzas. Guardando… y luego Guardado aparecen en la parte inferior del lienzo.
Agrega el disparador
Elige Agregar paso en la parte superior del lienzo. Aparece un paso nuevo y se abre Agregar un paso a la derecha.
Elige Triggers y luego When email is received.
En Email provider, elige Gmail u Outlook.
Limítalo a los correos que te interesan. En From contains, escribe un remitente o un dominio, como la dirección desde la que llegan las consultas de tus prospectos, y presiona Enter. En Subject contains, escribe una palabra del asunto y presiona Enter. Puedes agregar varios valores a cada uno.
Si dejas los dos filtros vacíos, el flujo de trabajo se ejecuta con cada correo que recibes, y el paso te lo advierte. Para ver exactamente cómo coinciden los filtros, consulta Disparadores y acciones.
Agrega las acciones
Elige Agregar paso otra vez y luego Matchai Intelligence y Analyze.
Conecta el disparador con él. Arrastra desde el círculo pequeño del lado derecho del disparador y suéltalo sobre el paso Analyze. Ahora una línea los une.
Elige Agregar paso y luego CRMs, HubSpot CRM y Create HubSpot contact.
Conecta Analyze con él de la misma manera.
En Campos a completar en HubSpot, toca cada campo que quieras completar. El campo del correo electrónico siempre se incluye, porque HubSpot lo usa para reconocer al contacto.
Para agregar al contacto en HubSpot un resumen breve del prospecto, marca Adjuntar una nota a la línea de tiempo de actividad del contacto.
Cambia el diseño
- Inserta un paso entre otros dos. Pasa el cursor sobre la línea que los une y elige el botón de suma.
- Quita una conexión. Pasa el cursor sobre la línea y elige la papelera.
- Quita un paso. Selecciónalo, elige Eliminar en la parte inferior del panel y luego confirma con Eliminar.
- Deja un paso fuera por ahora. Selecciónalo y elige Habilitado en la parte inferior del panel, para que diga Deshabilitado. Todos los pasos que le siguen también deben estar deshabilitados.
Cómo puede ser un flujo de trabajo
- Tiene un solo disparador, y nada se conecta hacia el disparador.
- Sus pasos forman una sola línea. Cada paso recibe exactamente un paso: el anterior.
Si el diseño no cumple una de estas reglas, la ejecución se detiene antes de que empiece cualquier paso y te dice qué cambiar.
Pruébalo
Prueba cada flujo de trabajo antes de encenderlo.
Elige Probar en la parte superior del lienzo. Se abre Probar este flujo de trabajo.
En Correo electrónico de ejemplo, elige uno de los correos de ejemplo, o elige Personalizado para escribir tu propio De, Asunto y Cuerpo. Un ejemplo real de los correos que esperas da el resultado más útil. Matchai conserva tu ejemplo para la próxima prueba de este flujo de trabajo, en este navegador.
En Modo de ejecución, elige uno:
- Vista previa ejecuta todos los pasos, pero no envía nada a HubSpot. Ves el contacto que se crearía. Puedes ejecutarla tantas veces como quieras.
- En línea crea de verdad el contacto en HubSpot. Necesita HubSpot conectado.
Elige Ejecutar vista previa. Para una prueba en vivo, elige Ejecutar prueba en vivo, lee el mensaje y luego confirma con Ejecutar prueba en vivo.
Mientras se ejecuta la prueba, un aviso muestra Prueba de vista previa en curso o Prueba en vivo en curso. Elige Cancelar para detenerla. A medida que cada paso termina, muestra en el lienzo lo que encontró.
Cuando termina la prueba, el aviso muestra:
- Vista previa aprobada, con el contacto de HubSpot que se crearía.
- Prueba en vivo aprobada, con Abrir en HubSpot para ver el contacto nuevo.
- Vista previa fallida o Prueba en vivo fallida, con lo que salió mal y lo que hay que cambiar.
Una prueba en vivo crea un contacto real
Una prueba en vivo agrega un contacto real a tu cuenta de HubSpot. Elimínalo en HubSpot después si no quieres conservarlo. Toda prueba, en vista previa o en vivo, usa Energía Matchai, porque los pasos de IA se ejecutan de verdad.
El botón Ejecutar es para los flujos de trabajo que inicias a mano. Un flujo de trabajo de correo espera un correo, así que Ejecutar te indica que uses Probar o que enciendas el flujo de trabajo.
Enciéndelo y apágalo
Elige el botón de encendido en la parte superior del lienzo, junto a Probar. Matchai lo confirma con Flujo de trabajo activado, y tu lista de flujos de trabajo lo muestra como Activo. A partir de ese momento, cada correo nuevo en la bandeja de entrada conectada inicia una ejecución.
Para apagarlo, elige otra vez el botón de encendido. Matchai lo confirma con Flujo de trabajo desactivado, y el flujo de trabajo aparece como Borrador.
Ten en cuenta:
- El conector de correo debe estar conectado antes de que puedas encender el flujo de trabajo. Si no lo está, Matchai te dice cuál conectar.
- Los correos que llegan mientras el flujo de trabajo está apagado no se procesan después. Una ejecución que ya estaba en curso cuando lo apagaste termina de todos modos.
- Puedes seguir editando un flujo de trabajo mientras está encendido. Cada correo nuevo ejecuta la versión más reciente.
- Después de volver a conectar Gmail, Outlook o HubSpot en Configuración → Conectores, apaga el flujo de trabajo y vuelve a encenderlo para que use la conexión nueva.
Sigue cada ejecución
Abre la pestaña Ejecuciones a la derecha del lienzo. Cada ejecución aparece como Ejecución n.º1, Ejecución n.º2 y así sucesivamente, con cuándo empezó, cuánto tardó y cuántos pasos se ejecutaron. Abre una ejecución para ver cada paso, lo que produjo o por qué se detuvo. Tus pruebas también aparecen aquí.
Cada correo nuevo inicia una ejecución, incluidos los correos que no coinciden con tu filtro. Esas ejecuciones se detienen en el disparador con un mensaje que dice que el correo no coincidió. Es normal: es el filtro haciendo su trabajo.
Elige Actualizar para actualizar la lista. Borrar todo elimina todo el historial de ejecuciones, una vez que confirmas.
Elimina un flujo de trabajo
En la página Flujos de trabajo, pasa el cursor sobre el flujo de trabajo, elige la papelera y luego Eliminar. Esto elimina el flujo de trabajo y su historial de ejecuciones, y no se puede deshacer.
Flujos de trabajoBeta cerrada
Automatizaciones que funcionan solas. Llega el correo de un prospecto, Matchai extrae sus datos y agrega el contacto a HubSpot.
Disparadores y accionesBeta cerrada
El disparador y las acciones que funcionan hoy en un flujo de trabajo, lo que necesita y usa cada uno, y lo que puedes ver en el editor pero aún no funciona.