Citas y visitas
Cómo los compradores solicitan visitas, cómo aceptas, rechazas o reprogramas, quién participa, a quién se avisa y qué pasa cuando alguien cancela.
Una cita puede empezar de cuatro maneras:
- Un visitante solicita una visita desde uno de tus anuncios, con Solicitar visita.
- Alguien la pide desde una conversación, con Solicitar una cita.
- Tú la creas en tu calendario, con Crear cita.
- Un visitante reserva una reunión desde tu Página Matchai.
Cómo un comprador solicita una visita
El botón Solicitar visita aparece en un anuncio cuando su agente activa Permitir visitas. Consulta tu disponibilidad.
En el anuncio, elige Solicitar visita. Se abre la ventana Agendar una visita.
Si el agente lo pide, responde unas preguntas rápidas, o deja un nombre y un número de móvil en ¿Cómo pueden contactarte?. Para el nombre y el número, Matchai solo pide lo que todavía no tiene.
Elige una Duración, si hay opciones, luego un día en Fecha preferida y una hora en Horarios disponibles.
Agrega Notas si quieres, como lo que te interesa ver, y luego elige Enviar solicitud.
Un visitante que no ha iniciado sesión puede iniciarla primero, o enviar la solicitud sin una cuenta (consulta Sin una cuenta).
Luego la ventana indica qué pasó:
- ¡Solicitud de visita enviada! El agente revisará la solicitud y responderá. Es el caso habitual.
- Tu visita está confirmada: las reglas del propio agente la confirmaron de inmediato, y ya está en su calendario.
- Esta vez no encaja: según las respuestas, el agente no está aceptando visitas en este momento. No se reservó nada.
El comprador encuentra su solicitud en Calendario, en su cuenta, marcada como Solicitada, y recibe una notificación cuando el agente responde.
Sin una cuenta
Un visitante también puede solicitar una visita sin crear una cuenta. Una vez enviada la solicitud, Matchai muestra Tu visita está solicitada y le ofrece agregar su nombre y su número de móvil, confirmado con un código que le enviamos por mensaje de texto, para que se entere cuando el agente responda. Puede volver a la solicitud más adelante iniciando sesión con ese número de móvil.
Solicita una cita desde una conversación
En una conversación, selecciona el botón + junto al cuadro de mensaje (Añadir un archivo adjunto) y elige Solicitar una cita.
En Con, elige a la persona con la que quieres reunirte, si hay más de una. En Sobre un anuncio, puedes adjuntar uno de los anuncios vinculados a la conversación. Luego elige una Duración, una Fecha preferida y una Hora preferida, agrega Notas si quieres y elige Enviar solicitud.
Las horas que se ofrecen son la disponibilidad de esa persona. Solo puedes solicitar una cita a un profesional que haya activado su disponibilidad. De lo contrario, la ventana dice Nadie en este chat acepta solicitudes de cita todavía.
Crea una cita
En tu calendario, elige Crear cita. En un teléfono, usa el botón + del encabezado.
Elige la Fecha, la Hora y la Duración. Personalizado te permite escribir una duración en minutos.
En Propósito, elige un tipo de cita, como una visita, una consulta o una firma de contrato, y luego el tipo exacto.
En Participantes, elige quién viene. Puedes invitar a tus prospectos, clientes y colegas. En Propiedades, elige los anuncios de los que trata la cita.
En Dónde, elige En persona, Virtual o Teléfono. En persona, la cita es en el anuncio que elegiste, a menos que escribas otra dirección. Una vez que hay una dirección, puedes agregar un número de unidad, un piso o una entrada. Virtual necesita un Enlace de reunión y Teléfono necesita un Número al que llamar.
Agrega un Título si quieres uno, y las Notas que necesites. Sin título, la cita lleva el nombre de su tipo. Elige Crear cita.
Si la hora choca con otra cita, o con una hora en que estás ocupado en Google Calendar, Matchai te lo dice antes de crearla. Elige Reservar de todos modos para mantener la hora.
Una cita con participantes empieza como Solicitada. Tus participantes reciben la solicitud y pueden aceptarla, rechazarla o proponer otra hora. Pasa a Confirmada una vez que se acepta. Una cita en la que no hay nadie más queda Confirmada de inmediato.
Anfitrión y asistentes
Toda cita tiene un anfitrión y uno o más asistentes.
- El anfitrión es el profesional a cuyo calendario pertenece la cita. En una visita, es el agente del anuncio. Cuando tú creas una cita, eres tú.
- Los asistentes son las personas invitadas: el comprador que pidió la visita, o los participantes que elegiste.
La persona que recibe una solicitud es quien la responde. Cuando un comprador solicita una visita, respondes tú. Cuando invitas a un cliente, responde tu cliente. Luego cada parte ve las acciones que tienen sentido para ella.
Por qué funciona así
El anfitrión es dueño de la hora, así que nunca tiene que aceptar su propia cita. Los asistentes son las personas cuya respuesta importa, así que a cada uno se le pregunta. Mantener separados los dos papeles también es lo que permite que ambas partes se envíen mensajes, cancelen o propongan una hora nueva desde su propio calendario, mientras los detalles quedan en manos de los profesionales.
Responde una solicitud
Puedes responder desde tres lugares: la fila de solicitudes sobre tu calendario, los detalles del día o la propia notificación. Una notificación de solicitud revisa tu calendario por ti y dice Sin conflictos, o muestra En conflicto con y la cita con la que choca.
- Aceptar confirma la cita. A la otra persona se le avisa que está confirmada.
- Reprogramar abre Reprogramar cita. Elige una nueva Fecha y una nueva Hora, agrega un Motivo (opcional) y elige Reprogramar. La otra persona puede aceptar tu nueva hora o rechazarla.
- Rechazar declina la solicitud. Abre la solicitud y mantén presionado Rechazar. A la otra persona se le avisa que fue rechazada, y la hora vuelve a quedar libre.
Mensaje abre tu conversación con la otra persona, si primero quieres hablarlo.
Cambia una cita confirmada
Abre la cita en tu calendario para ver sus acciones.
Reprogramar propone una hora nueva. Cualquiera de las dos partes puede hacerlo. La cita muestra Cambio de fecha pendiente y la hora acordada se mantiene hasta que la otra parte elija Aceptar o Rechazar. Mientras tanto, quien la propuso puede volver a elegir Reprogramar, o mantener presionado Cancelar reprogramación para retirar la propuesta. Cuando nadie más tiene que estar de acuerdo, por ejemplo en una cita sin otro asistente, la cita se mueve de inmediato y Matchai dice Cita reprogramada.
Editar abre Editar cita, donde cambias el Título, el Dónde y las Notas, y luego eliges Guardar cambios. Editar es para profesionales: un comprador o un cliente con una cuenta regular no puede cambiar los detalles. Para cambiar la hora, usa Reprogramar.
Cancela una cita
- Una solicitud que enviaste: mantén presionado Cancelar solicitud. A la persona a la que se la pediste se le avisa que cancelaste.
- Una cita confirmada: ábrela y mantén presionado Cancelar. Cualquier persona de la cita puede hacerlo, y a todas las demás se les avisa.
Una cita cancelada sale del calendario de todas las personas que están en ella, y su hora se puede volver a reservar. Si agregas tus citas a Google Calendar, su evento también se elimina de tu calendario Matchai ahí.
Por qué hay que mantener presionado
Rechazar y cancelar le avisan a la otra persona de inmediato, y no se pueden deshacer. Mantener presionado un momento significa que un toque accidental nunca cancela la visita de alguien. Si sueltas antes, no pasa nada.
A quién se le avisa de qué
Matchai envía una notificación en cada paso, a las personas que necesitan actuar o enterarse.
| Cuándo | A quién se avisa | Notificación |
|---|---|---|
| Alguien solicita una visita o una cita | La persona a quien se le pide | Nueva solicitud de cita, con Aceptar y Reprogramar |
| Se acepta la solicitud | La persona que la pidió | Cita confirmada |
| Se rechaza la solicitud | La persona que la pidió | Cita rechazada |
| La persona que la pidió cancela su solicitud | La persona a quien se le pidió | Solicitud cancelada |
| Alguien cancela una cita confirmada | Todas las demás personas de la cita | Cita cancelada |
| Alguien propone una hora nueva | La otra parte | Reprogramación solicitada |
| Se acepta o se rechaza la hora nueva | La persona que la propuso | Reprogramación confirmada o Reprogramación rechazada |
Para compradores y clientes
Con una cuenta regular, tus citas están en Calendario, en tu cuenta. Desde ahí puedes ver cada solicitud y su estado, y en una cita confirmada puedes usar Mensaje para escribirle al profesional, Reprogramar o Cancelar. Los detalles de la cita, como el lugar y las notas, los define el profesional.
Tu disponibilidad
Define tu horario semanal y tus excepciones de fechas, elige cuándo se puede mostrar cada anuncio y ve cómo los visitantes eligen una hora libre.
Asistente de MatchaiBeta cerrada
Qué hace el Asistente de Matchai en tu espacio de trabajo, cómo hablarle, cuánto cuesta y qué nunca hace sin preguntarte primero.